FOLHA DE PAGAMENTO: QUAIS IMPOSTOS E ENCARGOS ESTÃO VINCULADOS?

FOLHA DE PAGAMENTO: QUAIS IMPOSTOS E ENCARGOS ESTÃO VINCULADOS?

Leila Dillmann
Leila Dillmann

A saúde financeira das empresas é mantida quando é feito uma boa gestão da folha de pagamento. Ao contratar um colaborador, a empresa precisa ter em mente que há uma série de impostos obrigatórios e outros facultativos que estão atrelados à essa folha de pagamento.

No cálculo, o gestor não pode considerar apenas o valor do salário do trabalhador. Esse documento é uma obrigatoriedade prevista na legislação e nele é registrado o histórico de cada colaborador. Após, os dados são repassados ao governo, que a partir dessas informações consegue comprovar que a empresa cumpre com o pagamento de impostos e encargos sociais, facilitando a fiscalização.

Uma parte dos impostos está prevista nas leis trabalhistas e possui porcentagens fixadas que devem figurar na folha de pagamento todos os meses, a ideia é que esses impostos e encargos sociais paguem necessidades dos trabalhadores e contribuam para o desenvolvimento do país. Por isso, para evitar multas e processos trabalhistas, é importante calcular a folha de pagamento da maneira correta, o que inclui entender cada um dos impostos e encargos sociais que constam nela.

No Post de hoje você vai conhecer todos os impostos obrigatórios e facultativos que compõem a folha de pagamento e como são calculados.

Mas afinal, o que é a Folha de pagamento?

Para quem já trabalhou ou trabalha em regime CLT a folha de pagamento é um documento conhecido por todos. Os colaboradores da empresa estão listados nesse documento e também o quanto cada um recebe mensalmente pelo trabalho executado. No documento também estão outros dados como:

  1. Os valores brutos e líquidos do salário de cada colaborador;
  2. Os dados trabalhistas de cada colaborador (cargo, registro de faltas ou adicionais, etc.);
  3. Impostos do mês destacados (FGTS, INSS, entre outros).

Para compor a folha de pagamento todos os meses, os profissionais precisam saber todas as informações trabalhistas de cada contratação, bem como controlar o registro de ponto para fazer a verificação das possíveis horas extras, faltas, atrasos, afastamentos e outros fatores que interferem no documento. É necessária uma boa experiência, conhecimento das leis trabalhistas, leis tributárias brasileiras, contabilidade e matemática para compor rigorosamente a folha de pagamento sem erros ou retrabalho.

Se trata de um documento sem validade de expiração, que poderá ser utilizado a qualquer momento para uma ação trabalhista, por exemplo, então, fica claro que a folha de pagamento é de extrema importância tanto para empresa quanto para o colaborador, sendo fundamental a realização correta dos cálculos.

A tecnologia é uma forma de auxílio para otimizar todo processo de estruturação da folha de pagamento. Com certeza são soluções inteligentes que vem para desburocratizar e eliminar retrabalhos, deixando assim o profissional do RH ou gestor liberado para focar em outras questões.

Anteriormente foi mencionado que existem diversos impostos obrigatórios ligados à folha de pagamento, todos eles previstos nas leis trabalhistas, e que devem ser recolhidos mensalmente, sendo que, a empresa corre risco trabalhista e tributário caso não seja feito o recolhimento devido dos impostos.

FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço)

O FGTS é um fundo criado para amparar o colaborador nos casos de demissão sem justa causa. Todos os meses, o valor recolhido pela empresa é destinado à uma conta, criada para cada colaborador. No caso de demissão sem justa causa, o valor total da conta poderá ser sacado.

O valor da alíquota do FGTS de 8% sobre o valor do salário bruto é determinado por lei. Nos casos de contrato de trabalho de aprendizagem, o valor da alíquota do FGTS é de 2%.

NOTA: o valor do FGTS não é descontado no holerite do colaborador. Este recolhimento é de responsabilidade integral da empresa.

Nos casos de demissão sem justa causa, a empresa precisa pagar a multa rescisória equivalente a 40% sobre o valor total da conta de FGTS do colaborador.

Sendo assim, quando demitido sem justa causa, o colaborador pode sacar o valor de sua conta de FGTS e receber o valor da multa rescisória.

INSS

Instituto Nacional do Seguro Social, órgão que trata dos pagamentos de aposentadorias e outros benefícios ligados à Previdência Social, exceto para servidores públicos, é outro imposto que é descontado na folha de pagamento dos colaboradores todos os meses.

O valor recolhido é utilizado para o pagamento dos seguintes benefícios:

  • Aposentadoria (seja por tempo de contribuição, por idade e também nos casos de aposentadoria por invalidez);
  • Auxílio-doença;
  • Salário-maternidade;
  • Salário-família;
  • Pensão no caso de morte; entre outros.

As empresas que não são optantes do Simples Nacional devem descontar 20% sobre o valor total das remunerações pagas mensalmente.

IR

O Imposto de Renda incide sobre a renda e os proventos de contribuintes residentes no país ou residentes no exterior que recebam rendimentos de fontes no Brasil durante o ano.

Para o colaborador que trabalha com carteira assinada, o Imposto de Renda é descontado todos os meses em sua folha de pagamento, sobre o seu rendimento, pois o empregador é obrigado a descontar o IR na folha. O valor descontado varia de acordo com as faixas salariais dos colaboradores e as alíquotas são determinadas e fixadas pelo Governo Federal.

Alguns exemplos de valores no ano de 2019:

  • Os colaboradores que recebem mensalmente o salário de até R$1.999,00 estão isentos do IR;
  • Os colaboradores que recebem mensalmente a faixa salarial de R$1.999,00 a R$2.967,00: alíquota de 7,5%;
  • Os colaboradores que recebem mensalmente a faixa salarial de R$2.967,00 a R$3.938,00: alíquota de 15%;
  • Os colaboradores que recebem mensalmente a faixa salarial de R$3.938,00 a R$4.987,00: alíquota de 22,5%;
  • Os colaboradores que recebem acima de R$4.987,00: alíquota de 27,5%.

DSR (Descanso Semanal Remunerado)

Todos os colaboradores que trabalham em regime CLT têm o direito de receber o DSR (Descanso Semanal Remunerado). O valor integral do DSR é lançado mensalmente na folha de pagamento de cada um.

Conforme Consolidações das Leis Trabalhistas, ao cumprir sua jornada semanal integralmente, o colaborador tem direito de descansar um dia por semana. O valor deste dia é pago na folha de pagamento.

Funcionários que trabalham em regime mensal, o valor do DSR é pago de forma total. Já os trabalhadores que recebem por dia ou hora trabalhada, o pagamento equivale à sua jornada de trabalho.

Para fazer o cálculo do valor, é preciso somar todas os dias ou horas trabalhados no período. O resultado desta soma deve ser dividido pelo número de dias úteis, incluindo o sábado. Em seguida, multiplique o resultado pelo número de domingos e feriados do mês. O resultado deverá ser multiplicado pelo valor da hora normal para chegar ao valor mensal do DSR.

Outros impostos:

Férias e ⅓

Todo colaborador que trabalha em regime CLT tem direito a 30 dias de férias, depois de trabalhar um ano. Esse mês que o trabalhador fica de férias também é remunerado e o cálculo das férias é feito da seguinte maneira:

  • O valor das férias é equivalente ao valor de um mês trabalhado.
  • A este valor é acrescido ⅓.

Calculando:

Se um colaborador recebe o valor de R$1.500,00. O valor que ele deverá receber pelo período de férias é de R$1.500,00 mais um terço deste valor.

R$1.500,00 / 3 = R$500,00 (valor equivalente a ⅓)

R$1.500,00 (salário) + R$500,00 (⅓) = valor total de férias a receber R$2.000,00.

A empresa também recolhe o FGTS, INSS, etc., sobre o valor das férias.

13º salário

É um benefício que os colaboradores recebem anualmente e embora muitos saibam, sim, o 13º salário é previsto pela Constituição Federal.

O valor para os funcionários que trabalharam o ano todo, equivale ao valor de um salário normal. Para os trabalhadores que trabalharam menos de um ano, ele será pago de forma proporcional. Lembrando que, o 13º salário é dividido em duas parcelas: a primeira paga geralmente até o dia 30 de novembro e a segunda até o dia 20 de dezembro.

O INSS e o IR são descontados na segunda parcela.

Auxílio doença

Trabalhadores que tiverem a necessidade de afastamento do trabalho por mais de 15 dias por motivos de saúde tem direito ao auxílio-doença. Porém, para receber esse auxílio, o colaborador precisará comprovar por meio da apresentação de laudo de perícia médica emitido pelo INSS a necessidade de afastamento

O salário referente aos 15 primeiros dias de afastamento é responsabilidade da empresa e a partir do 16º dia, o salário do trabalhador será pago pelo INSS.

Uma taxa de 1,9% é descontada na folha de pagamento referente ao pagamento do valor do salário de auxílio-doença.

Salário-família

O salário-família é uma contribuição que consta na folha de pagamento de todo colaborador de baixa renda que tenha filhos de até 14 anos ou inválidos, independentemente da idade.

O valor do pagamento varia de acordo com a faixa salarial do colaborador.

Exemplo:

  • Para o trabalhador que recebe até R$907,77, o salário-família é de R$46,54 para cada filho;
  • Para o colaborador que recebe de R$907,77 até 1.364,43, o salário-família é de R$32,80 para cada filho;

Licenças maternidade e paternidade

É um direito garantido nas leis trabalhistas para as trabalhadoras gestantes. O tempo da licença é de 120 dias, contados a partir do nascimento do bebê. Os pais têm direito a cinco dias.

A colaboradora recebe seu salário normalmente, com incidência de INSS durante o período de licença.

RAT (Risco Ambiental do Trabalho)

É uma contribuição da previdência específica, e foi criada para bancar os acidentes de trabalho ou doenças que se desenvolveram devido às atividades exercidas, as doenças ocupacionais.

É um fundo utilizado para cobrir custos com o tratamento dos colaboradores lesionados por acidentes ou que precisam se afastar por causa de uma doença ocupacional. A alíquota do RAT varia de acordo com a periculosidade da função, ou seja, quanto maior o risco à integridade física do colaborador, maior o valor da alíquota da contribuição.

Acompanhe a tabela de referência:

  • Empresas que apresentam risco mínimo à integridade do colaborador: alíquota de 1%;
  • Empresas que apresentam risco médio à integridade do colaborador: alíquota de 2%;
  • Empresas que apresentam risco alto à integridade do colaborador: alíquota de 3%;

Atividades que expõem os trabalhadores a agentes nocivos e tóxicos que resultam no direito à aposentadoria especial têm alíquotas maiores: 6%, 9% ou 12%, de acordo com o tempo de contribuição.

Salário educação

Com o objetivo de financiar projetos voltados ao Ensino Fundamental Público, criou-se o salário educação. Este é um tipo de contribuição social que deve ser recolhido por empresas que estão vinculadas ao Regime Geral da Previdência Social.

O recolhimento desta contribuição é feito pelo FNDE (Fundo Nacional de Desenvolvimento de Educação). As empresas devem direcionar 2,5% do total das remunerações de seus colaboradores, conforme acordo com a lei trabalhista,

O destino do salário educação é para as atividades do SENAC, SESI, SESC, SEBRAE e o INCRA.

Como visto no post de hoje, há muitos impostos atrelados à folha de pagamento. O RH deve se manter atento à composição do documento para não criar possibilidades de ações trabalhistas futuras.

Até o próximo Post 💙

RH 4.0

Leila Dillmann

Supervisora de Implantação e Suporte e redatora do Blog da IOPOINT