eSOCIAL: O QUE É E COMO FUNCIONA?

eSOCIAL: O QUE É E COMO FUNCIONA?

Leila Dillmann
Leila Dillmann

O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, também conhecido como eSocial, é um projeto do governo federal do Brasil, que objetiva unificar o envio dos dados sobre trabalhadores em um site e permitir que as empresas prestem as informações uma única vez.

O intuito do governo é modernizar suas rotinas com a criação de sistemas e novas regras, com o objetivo que o empresário tenha mais agilidade em cumprir os requisitos governamentais.

Hoje você ficará por dentro das informações mais relevantes sobre essa ferramenta e quais são os dados que devem ser inseridos na utilização da ferramenta, bem como as multas aplicadas quando as informações não forem entregues corretamente e dentro do prazo.

Acompanhe todas as orientações para que você tenha um bom planejamento para se preparar e evitar gastos desnecessários. Continue a leitura!

Criação do eSocial

O eSocial foi criado para facilitar a entrega de obrigações. Surgiu em 2014 para consolidar o banco de dados do Ministério Do Trabalho, Receita Federal e Caixa Econômica Federal, com o objetivo de trazer melhorias na maneira como as empresas repassam suas informações para o Governo.

Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) agora estão reunidos em um único sistema online, o que evita prestações de contas duplicadas e inconsistências nos dados.

Após a adaptação de mais de 13.000 das maiores empresas do Brasil ainda em 2018, a Receita Federal fez o levantamento dificuldades enfrentadas para reavaliar e ajustar seu planejamento de implantação do novo sistema.

Sendo assim, o órgão fiscal dividiu o restante das empresas brasileiras em 4 grupos diferentes, sendo que cada um possui uma data limite para a adequação.

1º grupo

Organizações com faturamento superior a R$ 78 milhões de reais no ano de 2016, o prazo para adequar as informações do FGTS e GFIP foi até fevereiro de 2019 e do SST até o mês de julho do mesmo ano.

2º Grupo

No caso de organizações que faturaram até R$ 78 milhões em 2016 e não são optantes do Simples Nacional, plano de tributação diferenciado têm um prazo um pouco mais longo.

É preciso estar enviando os Periódicos até o dia 10 de janeiro, GFIP e FGTS até o mês de Abril e SST apenas em janeiro de 2020, podendo se programar melhor.

3º Grupo

Quem opta pelo Simples Nacional também conta com um prazo um pouco mais estendido em relação à adequação ao novo sistema, tal como os empregadores pessoas físicas, produtores rurais e entidades sem fins lucrativos.

Para todos eles o prazo de entrega das Tabelas era até o dia 10 de janeiro de 2019, os Não Periódicos até 10 de abril, Periódicos em julho do mesmo ano, GFIP e FGTS apenas em outubro e o SST em julho de 2020.

4º Grupo

Esse último grupo conta com prazos mais longos de adaptação, aqui estão os órgãos públicos e organizações internacionais.

As Tabelas tiveram prazo de entrega até janeiro de 2020 e o SST em janeiro de 2021, o restante dos documentos ainda não têm uma data específica e carecem de legislação.

Quais são as principais informações exigidas?

Um portal completo para a disponibilização de informações acerca da mão de obra com o intuito de que os dados mais relevantes sejam consolidados nessa plataforma. As principais informações que deverão ser repassadas pelas empresas são:

  • admissão e desligamento;
  • afastamento temporário;
  • alteração de salário;
  • alteração da jornada de trabalho;
  • aviso prévio;
  • apuração de débitos e créditos tributários federais;
  • cadastro de benefícios previdenciários;
  • atestados de saúde;
  • condições ambientais de trabalho;
  • declaração sobre o imposto de renda retido na fonte;
  • comunicação de acidente de trabalho;
  • geração do documento de arrecadação de receitas federais;
  • monitoramento de saúde do trabalhador;
  • folha de pagamento.

Essas são apenas algumas das informações de maior relevância que deverão ser disponibilizadas pelas empresas para o governo por meio da utilização do portal do eSocial.

Vantagem do uso dessa nova plataforma por parte do governo:

  • Facilidade com que a empresa poderá disponibilizar as informações, poupando tempo e deixando o setor mais eficiente.
  • Passo para o futuro pois a tendência de todos os trâmites burocráticos é a simplificação e a digitalização. Para as empresas que ainda tem administração analógica, o choque pode ser grande, pois a dificuldade se dá no momento da transição.
  • A implementação do sistema é obrigatória, portanto, a importância em não deixar para a última hora é grande, já que, o gestor sabendo o que é eSocial, deve preparar o terreno e criar um cronograma interno para atender aos prazos sem aperto, evitando assim que a fiscalização seja direcionada para a sua empresa e que sofra penalizações e multas.
  • A fase mais desafiadora da adaptação é considerada a folha de pagamento, que faz parte da última etapa de implementação, e foi motivo para vários adiamentos de prazo. Empresas que já têm um Sistema de Gestão Empresarial (ERP) farão a transição com mais tranquilidade, mas aquelas que aderirem a ele durante o processo também terão vantagens como assessoria profissional e ferramentas inteligentes, que guiarão a contabilidade e o RH em meio ao período de adaptação.

Em nada foi alterada a legislação com a criação do eSocial, porém, os valores de multa continuam os mesmos desde as alterações na legislação trabalhista, lembrando que, os prazos são compatíveis à nova situação. O recolhimento e o envio de informações foram simplificados, sendo assim, o tempo limite para entrega dos documentos ficou bem menor também e é aqui que a atenção deve ser redobrada, pois existem algumas obrigações que necessitam de muita atenção, são elas:

>>> Admissão

  • Os Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs) são uma obrigação do empregador, e o contrato trabalhista depende deles. O primeiro é o de admissão e, a partir de agora, ele deve ser enviado até o dia anterior ao começo das atividades do empregado. Não entregar o atestado de saúde ocupacional admissional gera uma multa de até 6 mil reais, no caso de reincidência, nas microempresas, o valor é de 800 reais.

>>> Acidentes de Trabalho

  • Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT) agora é enviado pelo eSocial, no prazo de 1 (um) dia útil do ocorrido. Caso o acidentado venha a óbito, o comunicado deve ser imediato. O descumprimento gera uma multa variável entre o limite mínimo e máximo do Salário de Contribuição (SC), mas seu valor pode dobrar em caso de reincidência.

E aí, conseguiu tirar algumas dúvidas em relação ao eSocial?

Lembrando que:

  • Quanto mais você ficar por dentro, acompanhar as exigências do governo e as mudanças que podem surgir, mais domínio terá sobre as funcionalidades da ferramenta, evitando assim possíveis multas.

Deixe seu comentário/sugestão sobre o tema e até o próximo Post!😃💙

Legislação

Leila Dillmann

Supervisora de Implantação e Suporte e redatora do Blog da IOPOINT